Faktury, rachunki oraz inne, równoważne dowody księgowe, potwierdzające zaistnienie operacji gospodarczej powinny być wystawione na poniższe dane:
Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: PL 525-000-84-07
W przypadku transakcji zagranicznych obowiązkowo w numerze NIP musi się pojawić skrót identyfikujący
kraj - NIP: PL 525-000-84-07.
Każdy prawidłowo opisany dowód księgowy, potwierdzający dokonanie zakupu musi zawierać co najmniej następujące informacje:
- szczegółowy opis przedmiotu zakupu, określający w sposób nie budzący wątpliwości rodzaj nabytego towaru lub usługi,
- cel zakupu, umożliwiający ustalenie związku dokonanego zakupu z działalnością Uczelni,
- nr wniosku, na podstawie którego dokonano zakupu,
- stopień wykorzystania wniosku, informujące czy dany dokument jest ostatnim dokumentem do wskazanego wniosku,
- nr i kwota umowy, do której wystawiony jest dokument (jeśli zakup został dokonany w oparciu o umowę),
- stopień wykorzystania umowy, uwzględniający opisywany dokument (jeśli zakup został dokonany w oparciu o umowę),
- forma płatności, adnotacja informująca, czy dany dokument jest do zapłaty, opłacony na podstawie faktury proforma, opłacony służbową kartą płatniczą (imię i nazwisko użytkownika karty),
- potwierdzenie prawidłowego wykonania usługi / otrzymania towaru,
- potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej, adnotacja świadcząca o dokonaniu, przez uprawnioną w tym zakresie osobę, kontroli dokumentu w zakresie prawdziwości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami dokonanej operacji gospodarczej, potwierdzonej tym dokumentem.
Dokumenty dotyczące realizowanych w SGH projektów powinny dodatkowo zawierać następujące informacje:
- nazwie i nr zadania, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie / kosztorysem projektu,
- nr umowy o dofinansowanie projektu, nazwie projektu,
- kwocie kosztów/wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych,
- kwocie kosztów/wydatków pokrywanych ze źródeł zewnętrznych i stanowiących wkład własny,
- adnotację o zastosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
- adnotację o Crossfinancingu i Subcontractingu.
W celu terminowego dokonania płatności wszelkie dokumenty finansowe powinny być dostarczane do Kwestury na 14 dni przed upływem terminu płatności.