Pomiń polecenia Wstążki
Przeskocz do głównej zawartości
Przeskocz do głównego menu
Nawiguj w górę
Logowanie
logo do druku
 
ADMINISTRACJA SGH
Zakres obowiązków : Zakres obowiązków – Dział Zamówień Publicznych | Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
Dział Zamówień Publicznych - Zakres obowiązków biura
 

 zakres obowiązków

 
Do zadań Działu Zamówień i Logistyki w szczególności należy:

1) bieżące informowanie jednostek organizacyjnych Uczelni o obowiązujących przepisach prawnych oraz wewnętrznych aktach prawnych SGH dotyczących udzielania zamówień publicznych;
2) sporządzenie planu zamówień publicznych Uczelni na podstawie jednostkowych planów zamówień opracowanych przez jednostki organizacyjne;
3) weryfikacja wniosków o udzielenie zamówienia publicznego pod względem formalnym, określanie trybu udzielenia zamówienia publicznego oraz wskazywanie jednostki realizującej zamówienie;
4) przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych oraz wewnętrznymi aktami prawnymi SGH, w tym:
a) sporządzanie opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalanie wartości szacunkowej zamówienia, we współpracy z działem odpowiedzialnym za zamówienie, pod względem merytorycznym,
b) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innych dokumentów stanowiących podstawę do wszczęcia postępowania,
c) udostępnianie na stronie internetowej SGH treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
d) przeprowadzenie dialogu technicznego, w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy;
5) udział w pracach komisji przetargowych;
6) obsługa administracyjna postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego uczestników;
7) sporządzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
8) koordynowanie i wykonanie czynności związanych z zawarciem umowy z wyłonionym wykonawcą zamówienia publicznego;
9) archiwizowanie ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokumentacji postępowania przez okres wskazany w ustawie, o ile treść umowy o finansowanie zamówienia nie zawiera wymagania w zakresie dłuższego przechowywania tej dokumentacji;
10) archiwizowanie dokumentacji niejawnej dotyczącej zamówień publicznych;
11) sporządzenie rocznego sprawozdania do Urzędu Zamówień Publicznych o udzielonych zamówieniach publicznych;
12) sporządzanie sprawozdań z udzielanych zamówień publicznych;
13) sporządzanie i zamieszczanie ogłoszeń w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oraz przekazywanie informacji o tych postępowaniach odpowiednim podmiotom, zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych;
14) realizacja procesu zakupów, zaopatrzenia, magazynowania i dystrybuowania sprzętu, wyposażenia oraz materiałów niezbędnych do funkcjonowania poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni, na podstawie wniosków ze sklepu intranetowego SGH oraz wniosków złożonych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów Workflow, w tym:
a) realizowanie zleceń dotyczących napraw zakupionego sprzętu lub wyposażenia w ramach gwarancji, w tym:
− zgłaszanie wad sprzętu lub wyposażenia do serwisu,
− wydawanie i odbiór sprzętu lub wyposażenia z serwisu zewnętrznego,
b) sporządzanie zleceń dotyczących instalacji sprzętu i oprogramowania,
c) tworzenie i aktualizacja drzewa kategorii zakupowych w Uczelni,
d) budowanie relacji z klientami wewnętrznymi,
e) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z kontrahentami,
f) prowadzenie bazy danych kontrahentów,
g) planowanie i zapewnienie realizacji przedsięwzięć zmierzających do rozwoju potencjału Uczelni w zakresie zakupów;
15) zapewnianie jednostkom organizacyjnym Uczelni usług transportowych, w tym:
a) przyjmowanie i zlecanie zgłoszeń dotyczących wyjazdów samochodem służbowym,
b) organizowanie i koordynacja pracy osób prowadzących pojazdy służbowe, rozliczanie zużycia paliwa i kontrola zgodności stanu faktycznego z zapisami w książce kontroli pracy sprzętu transportowego SGH,
c) prowadzenie ewidencji pojazdów samochodowych oraz spraw związanych z przeglądami, naprawami, rejestracją i ubezpieczeniem pojazdów samochodowych,
d) kasacja i organizowanie sprzedaży środków transportu;
16) prowadzenie gospodarki magazynowej, w tym w szczególności:
a) przyjmowanie dostawy, sprawdzanie zgodności i prawidłowości dostawy z zamówieniem i fakturą oraz prowadzenie spraw reklamacyjnych,
b) prowadzenie sklepu intranetowego SGH,
c) zatwierdzanie dokumentów OT (z wyłączeniem dokumentów dotyczących inwestycji) nowo zakupionych środków trwałych i znakowanie ich etykietą z kodem kreskowym,
d) wystawianie i archiwizowanie dokumentów potwierdzających obrót materiałowy (PZ, RW),
e) wydawanie i dystrybuowanie sprzętu, wyposażenia oraz materiałów niezbędnych do funkcjonowania poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni,
f) prowadzenie magazynu, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami gospodarki materiałowej,
g) prowadzenie ewidencji dotyczącej realizacji zakupów i dostaw, pełnej dokumentacji wniosków, zamówień i elektronicznych kopii faktur,
h) rozwożenie korespondencji oraz zamówionych materiałów z magazynu do poszczególnych obiektów Uczelni.
     
     

     działania jednostki

     
    ​Dział Zamówień i Logistyki jest jednostką odpowiedzialną za prowadzenie i koordynację podejmowanych w Uczelni postępowań w zakresie udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, a także za kompleksową realizację procesu zakupów, zaopatrzenie, magazynowanie i dystrybuowanie sprzętu, wyposażenia i materiałów oraz zapewnianie usług transportowych