UMOWY:
Umowa_sponsorska - wzór .docx
Umowa barterowa:Z racji nieograniczonej różnorodności nie ma jej wzorca. Zarys umowy barterowej tworzy się w oparciu o obowiązujące przepisy i konkretne zobowiązania (proszę zwrócić uwagę na obieg umów).
Ponadto proszę pamiętać, że:
- wartość wniosku dotyczącego zamówień ma obejmować całą wartość (kwotę brutto) umowy;
- w kosztorysie po stronie przychodowej powinna zostać ujęta wartość netto kwoty umownej, zaś po stronie kosztowej wartość brutto (równa kwocie na wniosku o zamówienie publiczne). Innymi słowy kosztem projektu jest wartość podatku VAT od umowy barterowej;
Krok po kroku w umowie barterowej:
- w pierwszej kolejności należy wygenerować wniosek o zamówienie publiczne (na kwotę brutto) ze środków własnych organizacji studenckiej, bądź innego projektu danej organizacji, a wobec braku takich możliwości, z rezerwy FRS II filar (oczywiście zgodnie z obowiązującymi procedurami po uzyskaniu stosownej zgody Prorektora);
- postępujemy zgodnie z obiegiem umów (zamieszczonym poniżej);
- w budżecie projektu, którego barter dotyczy, należy po stronie kosztowej ująć kwotę brutto, a po stronie przychodowej kwotę netto (zatem kosztem projektu będzie kwota VAT);
- Kwestura po otrzymaniu umowy barterowej wraz z kopią wystawionej faktury sprzedaży, dokona odpowiednich zapisów w Controllingu Finansowym.
OBIEG UMÓW:
- Student przekazuje umowę w wersji edytowalnej do Działu Obsługi Studentów, nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem projektu.
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami do umowy należy dałączyć pełnomocnictwo opiekuna naukowego oraz pełnomocnictwo osoby reprezentującej Partnera, jeśli zgodnie z KRS osoba ta nie może reprezentować firmy.
- Link do KRS: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs
- Następnie umowa zostaje przekazana do Centrum Współpracy z Biznesem. Uzyskuje tam akceptację (parafę).
- Umowa trafia do Działu Radców Prawnych, gdzie jest parafowana przez Radcę.
- Następnie umowa trafia do Kwestury w celu uzyskania akceptacji przez p. Kwestor (parafa).
- Z Kwestury umowa wpływa do DOS celem wysłania jej partnerowi. WAŻNE: umowę jako pierwszy podpisuje partner, a dopiero jako druga strona opiekun organizacji w imieniu SGH.
- Podpisana przez firmę umowa trafia do opiekuna organizacji. Opiekun podpisuje umowę i przekazuje do Działu Obsługi Studentów, który wystawia fakturę.
- Podpisaną umowę wraz z fakturą pracownik DOS wysyła sponsorowi pod wskazany w umowie adres
Dokumenty związane z nagrodami:
- Regulamin konkursu - zaakceptowany przez Dział Radców Prawnych i Kwesturę przed terminem realizacji. W tym celu należy odpowiednio wcześnie przesłać Regulamin na adres dos@sgh.waw.pl ("odpowiednio wcześnie" rozumie się jako czas niezbędny do procedowania Regulaminu ze świadomością, że w przypadku nanoszenia niezbędnych poprawek może on wynieść kilka tygodni);
- Zgoda (dokument oryginalny) udzielona przez dysponenta środków na sfinansowanie nagrody (np. jeżeli środki na nagrodę finansuje rektor to niezbędny jest dokument potwierdzający ten fakt).
- Wniosek WF - zaakceptowany przez Kierownika zamawiającego (Kanclerza). W przypadku nagrody pieniężnej, wypełniając wniosek WF, jako "Przedmiot i rodzaj zamówienia" należy wybrać "Inne", a następnie "nagrody finansowe"
- Protokół wyłonienia zwycięzcy – w oryginale, z podpisami członków jury (jeżeli członkiem jury nie jest opiekun organizacji studenckiej, protokół musi być przez niego zaakceptowany);
- W przypadku nagrody pieniężnej Oświadczenie nagrodzonego o przyjęciu nagrody (oczywiście podpisane przez nagrodzonego i w oryginale) - oświadczenie znajduje się w załączniku.